Nieuws

Archief in beweging

vrijdag 6 januari 2017 - Algemeen


Door Herman Nijhuis

Lange adem

Najaar 2011, een verrassend bezoek van secretaris Jan van Hannen met de vraag of ik het archief van Quick20 wilde organiseren. Tijdens mijn tijd in de clubbladredactie (2000 – 2008) maakten we soms gebruik van foto’s uit het archief dat toen (deels) was ondergebracht in de secretariskamer, naast die van het bestuur. Omdat ik een ongeregelde toestand aantrof heb ik weleens een opmerking gemaakt te willen meewerken om dit te verbeteren. Maar om kartrekker te worden zonder ervaring in archivering, dat vond ik te veel gevraagd en heb het verzoek van Jan dan ook afgewezen.

Een jaar later werden Gerard Rake en ondergetekende door Johan Visscher gevraagd om hem te assisteren bij het opzetten van het archief, hij was al bezig met inscannen van foto’s. Al bij de eerste bespreking over hoe het een en ander moest worden georganiseerd, mailde Johan dat hij “in een medisch circuit” zat en voorlopig niet beschikbaar was. Helaas was er geen genezing mogelijk en overleed Johan in maart 2013. Hoewel niet onze keuze zijn we toch, mede op zijn verzoek, op onze eigen wijze doorgegaan met de werkzaamheden. We zijn begonnen met inventarisatie van het archiefmateriaal, veel was ondergebracht in stalen kasten onder de tribune, een niet ideale (vochtige) omgeving. Een groot deel konden we onderbrengen in stalen kasten in de verwarmde voormalige kledingruimte bij de kleedkamers. In het secretariaat bij Desireé konden we gebruik maken van de computers en randapparatuur. Omdat we daar te weinig opbergruimte hadden, verhuisden we na een klein jaartje naar de bestuurskamer waar we meer mogelijkheden hadden en ook materiaal konden opslaan. Op dat moment was archiefmateriaal verdeeld opgeslagen op vier locaties! Wel liepen we tegen het probleem aan dat we niet altijd konden beschikken over een ‘gedeelde’ computer waardoor we geruime tijd geen archiefwerk konden doen. Later kregen we de beschikking over een nieuwe computer en een A3 scanner. Met de komst van een aparte ruimte achter in het jeugdhome voor de kledingcommissie, kregen wij de mogelijkheid ook daar onze archiefruimte in te richten. Sinds 2015 beschikken we over een prima plek, voldoende opslagruimte en apparatuur. Natuurlijk zijn er nog wensen, al het gedigitaliseerde materiaal willen we graag onderbrengen in ‘de cloud’ en belangrijk archiefmateriaal zou opgeslagen moeten worden in brandwerende kasten in zuurvrije verpakking.

Werkwijze

Zonder ervaring in archivering zijn we eerst te rade gegaan bij gemeentearchivaris Jos Oude Essink-Nijhuis. Zijn tips: bewaar al het belangrijke materiaal in originele staat, sla op in een brandwerende kast, in zuurvrije dozen, leg de belangrijke gebeurtenissen vast in een gedetailleerde lijst en maak een plan van aanpak.

Allereerst hebben we globaal vastgelegd welk materiaal allemaal aanwezig is, het meeste materiaal is gerubriceerd en van een beknopte omschrijving voorzien en zo mogelijk op datumvolgorde gezet en gecodeerd. De items zijn in een Excel sheet vastgelegd en van een plaats-code voorzien omdat we verschillende archiefkasten hebben. Gerard Rake is parallel aan bovenstaande werkzaamheden, eveneens in een Excel document “Tijdlijn”, alle hoogtepunten van de vereniging per jaar gaan vastleggen. Daarnaast is hij bezig van alle clubbladen een index van de inhoud te maken zodat op termijn gemakkelijk zonder fysiek doorbladeren van de clubbladen de strekking van de inhoud is te raadplegen. Ondertussen zijn we ook foto’s gaan scannen wat de nodige problemen opleverde, wat ga je wel en wat niet scannen, hoe ga je om met vastgeplakte foto’s in dikke fotoalbums. Gaan we ook de plakboeken scannen met krantenknipsels? Maar allereerst hoe werken de scanners, kunnen ze niet sneller, want zo duurt het een eeuwigheid. Mooi is dat de nieuwe locatie heel toegankelijk is en we nogal eens belangstellenden mogen begroeten. In gesprek met José oude Lohuis, die veel fotomateriaal van Quick (gemaakt) heeft en aan het archief afstaat, stelde zij voor om in eerste instantie de verenigingsplakboeken digitaal te gaan fotograferen. Dat heeft tot een verrassend resultaat geleid, in relatief korte tijd heeft ze al tientallen plakboeken digitaal gemaakt en op dvd opgeslagen. In afwachting van opslag in ‘de cloud’ heeft ze van elke dvd zelfs een reservekopie thuis. Heel gedreven gaat ze verder om ook diverse fotoalbums per blad, waar in de regel meerdere foto’s op staan op deze wijze te digitaliseren. Nog een bijkomend voordeel is dat we ook haar man Herman hebben kunnen strikken voor het archief. Hij houdt zich bezig met het op orde brengen van al het materiaal van de secretarissen, de mappen met in- en uitgaande post, verslagen en notulen. Naast het ontbreken van internet en de officeprogramma’s Word en Excel op een van onze computers, lukte het scannen met de A3 scanner niet. Met de spontane hulp van Bjorn Damink kunnen we eindelijk scannen en tekstverwerken, ook in de toekomst mogen we een beroep op hem doen en we zullen daar zeker gebruik van (moeten) maken. Als twee-mans “archiefcommissie” hebben we ons bijzonder gesteund gevoeld door meerdere personen, naast José en Herman ook door Jeroen Keizer (heeft heel wat gelobbyd en geregeld voor ons), Desireé Broekman, Hans Ophuis, Jos Damink (voormalige kledingruimte), Rob Steggink (onder andere realisatie archiefruimte jeugdhome) en de klusploeg van Gerrit Geisink.

In dit artikel heb ik niet tot uiting willen brengen hoe moeizaam zaken soms gegaan zijn voor ze geregeld waren en welke hobbels er allemaal moesten worden genomen. Soms wil je ook dingen te snel realiseren, in een vereniging als de onze spelen veel belangrijkere en actuelere zaken. Wij zijn in ieder geval heel content met hoe we er nu voorstaan.

Nog veel te doen

Er moet nog veel gebeuren naast het digitaliseren van belangrijk historisch materiaal van de vereniging moet nog veel worden uitgezocht, zo willen we graag jaartallen koppelen aan foto’s en ook willen we uiteraard weten welke gebeurtenis en personen op de foto’s zijn afgebeeld. Vooral voor de foto’s uit het verre verleden is dat een probleem.

Verder willen we graag alles op termijn voor iedereen toegankelijk maken via een website op internet. En op de beeldschermen in ons clubhuis willen we als dat mogelijk is (delen uit) het archief laten zien. Hopelijk vinden we mensen die de tijd en kennis hebben ons daarbij te helpen.

Voor wie nieuwsgierig is naar ons werk, we zijn vrijwel elke woensdagmorgen van 9.30 tot 12.00 uur in het Jeugdhome te vinden.

 

Klik hier voor de Zwart op Wit

Recente nieuws items

Sitemap Ontwerp: buro BAM! | Technische realisatie: Brandcube